担当世話人（川越拓実）の出欠行が参加者一覧から消えていた。「例会参加不可」フラグが立っていた。

本部側で会費入金は確認済みだったが、その更新が反映された最新の本部名簿CSVがまだ届いていなかった。本部からのCSV送付は例会1週間前で固定されており、それ以降の入金・変更情報は今回のCSVには反映されない仕様。こちら側で取込タイミングを操作することはできない。

• 大前提: 本部CSV送付は例会1週間前固定 → それ以降の入金・変更は次回反映になる仕様を、運営・会員側に事前共有し了承いただく
• 入金確認直後の手動上書き手順を運営内で共有（個別対応の標準化）
• 本資料を起点に「本部CSV送付タイミング」を運営共通の前提知識とする

同一会員が「参加」と「退会者」の両方に表示される事象が発生（一部のイレギュラーケース）。

• 本部名簿とLステップで漢字表記が異なる（例：高橋 ／ 髙橋）
• フリガナの揺れ（カタカナ／ひらがな、表記不統一）
• 本部名簿との突合キーが「氏名」ベースのため、見た目1文字の違いで別人扱いになる

• Lステップの「友達情報欄」の精査で対応を検討中
• 難しい場合でも、最終的には手動で修正していく形がベスト
• 違和感がある会員は寺山が都度修正（毎月10名程度想定）

すでに会員として登録されている方（飯村英代さんなど3件）が、ゲスト用フォームから再度ゲスト登録されてしまった。

• ゲスト登録ボタンが会員にも露出していた／導線が分かりにくい
• 会員自身が「ゲストとして申し込む」と勘違いするケース

• 会員側のUIからゲスト登録ボタンを非表示／保護を実装
• ゲスト登録時に「すでに会員ではないですか？」の確認ステップを挟む

高橋・山崎・髙八重・永吉などの旧字を含む会員が、名簿の50音順から外れて末尾に表示される。

LステップでCSV抽出した際に旧字（髙・崎の異体字など）の文字コードがリセット／変換されてしまい、ソート順序が崩れる。

• 旧字を全て新字に統一は現実的でないため、該当会員（毎月10名程度）をリストアップしフォロー運用
• 名簿生成時に旧字会員を別途差し込む手順を運営内マニュアル化
• 根本対応はLステップのCSV抽出仕様確認（要調査）

退会済の会員が名簿に残ったまま、紹介者欄や会員クラス欄が空になっている。中平さんからの「2番目と4番目」の指摘。

• 退会済会員のフィルタが甘い／Lステップでブロック扱いになった会員のCSV除外が機能していない
• 退会フラグの位置と運用ルールが統一されていない

• #7で確定: Lステップのタグで退会者・ブロック者を除外
• 本部名簿の「退会日」フィールド必須化（空欄ならフィルタを通す）
• 退会済会員を名簿に出すか／出す場合の情報粒度は方針未定 → 運営会議で決定

• 本部名簿: 346名（印刷用自会場で確認）
• Lark名簿: 324名 → 22名の差
• 冊子作成時、会員情報・紹介者情報の欠落多数。衣笠さんが手動補完中

1. 本部名簿とLステップの名前不一致（例: 平川元貴 vs 平川元基）
2. 旧字問題（例: 高橋 vs 髙橋）
3. 本部名簿346名のうち例会参加不可（更新日空白）が約30名。名簿生成時に省く設定

※本部名簿を再反映しても根本解決にならない: 漢字不一致と旧字リセットが繰り返し発生するため。

• 違和感のある会員は寺山が都度手修正
• 旧字は毎月リストアップしフォロー
• 「例会参加不可フィルタ」の挙動を運営で確認 → 印刷時の人数表示ルール統一
• 突合キーを顧客ID優先に切替（#2と連動）

• 中野世話人がLark一覧に出てこない → Lステップ確認すると5月の回答なし
• 同一人物のアカウントがLステップに2つ存在（岩切さん・中野さんも該当）→ 連携が正しく走らない

• Lステップ側で同一人物が複数アカウントで登録されている
• 退会者・ブロック者がCSV抽出時に除外されていない

• 髙八重回答: 「タグで除外すれば可能」
• Lステップ抽出時に「退会タグ」「ブロックタグ」「重複アカウントタグ」をフィルタ条件に追加
• 新規登録時の2アカウント検知ルール策定（同名・同電話・同メールチェック）

他会場から来るゲストの守成での役職（会長／副会長／世話人等）が分からないケースが発生。岩切さんから事務局確認の依頼。

「過去に参加したことがあり、かつLステップで参加申込をしていない人」が、申込締切後に連絡してきて参加申込するケース。Lステップフォーム経由ではないため役職情報が拾えない。締切後の手動受付フローで役職確認の方法・担当が未定義だった。

• 申込締切後に参加申込の連絡が入ったケース:
  • Lark Baseの「人ごと」タブを参照 → 先月までの役職を確認して名簿に記載
  • 担当: 事務局（適任）
• 通常フロー（Lステップ経由申込）は既に役職入力必須のため対応不要

向井孝吉さんからLINEで欠席連絡があったが、参加者一覧に反映されないまま当日を迎えた。

• LINE上の欠席連絡を誰が拾うかの責任者が不在
• LINE → Lark一覧への手動転記フローが定まっていない

• 欠席連絡の一次受け窓口を一本化（受信担当を明確化）
• LINE経由連絡は24時間以内にLark一覧へ反映する SLA を運用ルールに明記
• 欠席連絡フォーム（Lステップ）への誘導をLINE自動応答で行う

ゲスト来場後のフォロー担当が事前に決まっていない／岩切さんが上位レイヤーへ移行するため、現場フォロワーが不足している。

• 1人あたり約15名のゲストを担当する設計だが、担当者リストが固定化されている
• 岩切さんのレイヤーアップに伴う後任設計が未策定

• ゲストフォロー担当を1人15名ベースでローテーション化
• 岩切さんからの権限委譲先と引継ぎスケジュールを明文化
• 担当割り振りはLark Baseで管理（参加者一覧の追加列で運用）

新規入会した会員が名簿・参加者一覧に出てこない（中平さんから「新規会員が見当たらない」と指摘）。

本部名簿には記載があるが、Lステップで「会員登録」が未完了のために本部名簿との照合ができない。

• 本部への申込はゲスト参加時の例会で完了している
• Lステップには「友だち追加だけ」されて、その後の「会員登録（フォーム入力）」が未完で止まっている
• Lステップに友だち追加されているだけでは照合キーが取れない → 名簿・参加者一覧に出てこない

• Lステップ友だち追加後に「会員登録」まで必ず完了させる運用を徹底
• これを徹底すれば本件は解消する
• 世話人による新規会員ウェルカム電話で「Lステップ会員登録の完了」を確認するフローをセット
• 入会時SOPに「友だち追加 → 会員登録まで」を明示

キャンセル料が発生するタイミング（例会前週木曜18時以降）を知らない会員からのクレーム・問い合わせが発生。

キャンセル料ポリシーの会員告知が不十分。申込時の同意フローでも明示されていない。

• 申込フォームに「木曜18時以降キャンセル料発生」を明記
• 【新規】今後は木曜日の昼にキャンセル料の周知配信を行う
  • 約700通消費するが、トラブルになりにくい
  • 木曜18時の発生タイミング直前で注意喚起できるため最も効果的
  • #13（配信枠5,000通の運用設計）と連動して +700通の追加配信枠の用途として位置付け
• キャンセル料ポリシーをLINE自動応答メニューに追加

• 参加者リスト共有が遅く、情報変更依頼に柔軟対応できない（髙八重提起）
• 配信枠約5,000通/月のうち、開催翌日リマインドだけで150通消費

• 参加者リスト共有を例会1週間前の翌日（火 or 水）に前倒し
• 配信枠5,000通の内訳: 例会申込案内1,000／前日リマインド150／実績報告400／参加者一覧（新規）
• 効果: 名刺枚数事前把握／参加→欠席対応の早期化／名簿作業に余裕
• 全員配信を視野にプラス700〜800通分を追加検討

他会場のゲスト（江口福一さん）から参加変更の連絡があった場合、どう対応するか？（坂口→寺山）

会員のステータス変更（参加→欠席、欠席→参加など）の連絡を受けたら、どこを更新すればよい？

• タグの変更
• 友達情報の変更

▶ 理由: Lステップでリマインド等の配信が送られる設定になっているため。古いタグ／古い情報のままだと誤配信が起こる。

• 参加者一覧のステータスフィールドを更新

▶ 理由: Larkは印刷用名簿に乗る情報源だから。Lark側を変えないと当日配布名簿に正しく反映されない。

衣笠さんから電話番号変更の依頼があった場合（髙八重さんが正対応）、どこを更新するか？

• 目的: 翌月例会の申込受付開始を全員に告知、申込フォームへ誘導
• タイミング: 毎月1日 ／ 対象: Lステップ友だち全員

• 目的: 参加予定者を全員に見える化し、本部名簿との突合精度を向上＋情報変更依頼を早期に受け付ける
• タイミング: 例会1週間前の翌日（火 or 水）／ 対象: Lステップ友だち全員
• 防止対象: #1 担当世話人欠落・#2 退会者表示・#6 22名乖離（本資料の核心施策）

• 目的: 木曜18時のキャンセル料発生タイミング直前に注意喚起、トラブル抑制
• タイミング: 例会前週の木曜 昼（12〜13時頃）／ 対象: Lステップ友だち全員
• 防止対象: #12 キャンセル料トラブル・クレーム

• 目的: 翌日の例会出席を改めて確認し、当日無断欠席を防ぐ
• タイミング: 例会前日（日曜）／ 対象: 当月の例会参加者のみ

• 目的: 参加お礼＋次回案内＋アンケート誘導
• タイミング: 例会翌日（火曜）／ 対象: 当月の例会参加者のみ

• 目的: 当月例会の成果（参加人数・商談数・新規会員数等）を会員に共有、エンゲージメント維持
• タイミング: 例会後 数日以内 ／ 対象: 宮崎会場の会員のみ

• 目的: 実績報告を宮崎会場全体（会員以外含む）に展開、エンゲージメント拡張
• タイミング: 例会後 数日以内 ／ 対象: 宮崎会場全体

• 目的: 月初以降に例会申込していない宮崎会場の人に申込を促し、参加率を上げる
• タイミング: 1日以降に月内2回 ／ 対象: 宮崎会場で未申込の人

• 目的: ブース出展者向けの案内・連絡・お礼などの個別配信
• タイミング: 例会前後 ／ 対象: ブース出展者

• 目的: 会員からのLINE問い合わせ・連絡への個別返信（双方向対応分）
• タイミング: 随時 ／ 対象: 問い合わせ送信者

• 目的: 会場変更・天候・体調不良・その他突発時の緊急配信
• タイミング: 突発時 ／ 対象: 全員 or 申込者

• 目的: 新規会員登録完了直後にお礼＋次のステップ案内（#11と連動）
• タイミング: 会員登録完了時 ／ 対象: 新規会員

• 目的: 例会当日朝に最終確認、当日キャンセル抑制と心構え促進
• タイミング: 例会当日 朝 ／ 対象: 当月の例会参加者のみ

ふつうの漢字は問題なく書き出せますが、見た目が似ていても 「特別な字（異体字）」 を使っている方の名字が、文字化けして「？」や「□（四角）」のような記号に変わってしまうことがあります。

• 「髙橋」 … ふつうの「高」ではなく、はしごの形をした「髙」（はしごだか）を使う方
• 「宮﨑」 … ふつうの「崎」ではなく、上が「立」の形をした「﨑」を使う方
• 「濵田」 … ふつうの「浜」ではなく、特別な字の「濵」を使う方

現在、名簿で文字化けしている方は、おおよそ5〜10名ほどいます。

パソコンやスマホは、漢字を一文字ずつ「番号」で管理しています。同じ「たかはし」でも、ふつうの「高橋」と特別な「髙橋」では、字の番号が違います。

ふつうの字の番号はどの機械でも共通で読めますが、特別な字の中には、特定の機械でしか通じない「特殊な番号」で登録されているものがあります。この特殊な番号の字を別の場所（名簿）に移すと、相手側がその番号を読めず、「？」や「□」に置き換わってしまう —— これが文字化けの正体です。

① 直せる字は、その都度きちんと直す

「髙橋」「宮﨑」のように入力し直せる字は、見つけ次第その場で正しい字に直し、名簿に反映します。

② 直せない字は、ルールを決めて統一する

「濵田」のように直せない字は、本部名簿の表記に合わせるか、誰の環境でも読める標準的な字に統一するなど、扱い方のルールを決めて運用します。

③ 文字化けしやすい方を一覧で管理する

文字化けする5〜10名は、あらかじめ一覧にしておき、名簿を更新するたびに確認・修正できるようにします。これにより、毎回ゼロから探す手間をなくします。